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電話をかけるとき

電話をかけるときは、相手の状況を考慮したうえで、「迅速」「正確」「簡潔」を心がけるようにしましょう。ベルが鳴ったら、すぐに受話器をとります。ビジネスでは、ベルが鳴り始めてから3回以内に出るのがルールです。それ以上お待たせしたら、「大変お待たせいたしました」と言って出ます。電話を受けたら、発音をはっきりと、語尾を明瞭に、わかりやすく聞き取りやすい言葉遣いで話します。挨拶は忘れないようにしますが、手短じかに済ませます。

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先方の用件は、しっかりメモをとること。5WIH（いつ、どこで、誰が、なにを、なぜ、どのように）を必ず聞くようにします。電話を受ける際、特に気をつけなければならないことに、相手がどこの会社の誰なのかをきちんと確認することがあります。相手の名前を聞き違えると、時として大きな問題を引き起こしかねません。「○○会社の○○様でいらっしゃいますね」と復唱して問違いを防ぎます。